Planificando tormentas de ideas

¿Te ha pasado que necesitas organizar y liderar una tormenta de ideas, pero no estas muy seguro de cómo hacerlo o por donde comenzar?

¿O has tenido la oportunidad de hacerlo y los resultados no han sido los satisfactorios ni para ti (como facilitador) ni para los participantes? ¿O quizás solo se lograron objetivos parciales?

Si tienes estas interrogantes, o simplemente te gustaría saber cómo mejorar la planificación en la próxima oportunidad que tengas, entonces este post te interesará.

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Para comenzar es importante señalar que las tormentas de ideas – efectivamente concebidas y conducidas – se usan muy frecuentemente para:

1. La identificación de las causas del problema y poder llegar a la raíz del mismo. Aquí estaríamos en la fase de Análisis.

Considera lo siguiente como parte de la planificación de la tormenta de ideas:

1. Identifica el problema a discutir.

Aunque parezca ‘obvio’ es imprescindible haber identificado el problema que será discutido, debatido y analizado durante la tormenta de ideas. La definición del problema debe haberse desarrollado y acordado previo a la conducción de la tormenta de ideas. El problema debe:

• Definir exactamente cuál es el problema de una forma concreta. Evita las ambigüedades, usa data, explica de forma breve el impacto del problema.
• La definición del problema no incluye la solución. Esto se logrará luego cuando se haya llegado a la raíz del mismo y se defina lo que debe implementarse para evitar, mitigar o eliminar el problema de raíz.  
• Comunica con antelación el problema a las personas que formarán parte de la tormenta de ideas.

Recuerda que el actor principal de la tormenta de ideas es el problema en sí. Por lo tanto, es muy importante definirlo antes de entender las causas que lo originan.    

• Invita a las personas adecuadas.

Cerciórate de tener al personal adecuado para la realización de la tormenta de ideas. Algunas consideraciones a tomar en cuenta:

• Evita grupos numerosos: más de 10 personas resulta difícil de manejar. Lo ideal (y dependiendo del problema) pueden ser entre 4 a 8 personas.
• Ten varios puntos de vista: aquellos que conocen muy bien el proceso o servicio (a un nivel de detalle) pero también a aquellos que tienen una visión más amplia, que aún, cuando no conozcan el detalle entienden las conexiones con otros procesos o departamentos.
• Evita participantes con un alto rango en la organización: los gerentes deben ser los sponsors del proyecto o iniciativa (aquellos a quienes podríamos consultarles) pero no deberían estar inmiscuidos en los detalles de este nivel.

Por varias razones: 1) no necesariamente conocen el detalle de la operación, tienen una visión muy amplia del proceso, pero no podrían expandir mucho en el detalle, 2) su presencia podría intimidar a otros participantes con menor rango, 3) el mejor papel que la gerencia mayor puede cumplir es actuar como sponsor o Champion.

• Identifica la modalidad a usar en la tormenta de ideas.

Hay varios tipos de modalidades que puedes usar para generar ideas. En este momento y como parte de la planificación debes decidir que modalidad usarás. Esto dependerá de lo que consideres más oportuno y sencillo tanto para conducir la tormenta de ideas como para los participantes.

Aquí en este post no ahondaré en detalles acerca de las modalidades (lo dedicaré en otro artículo), pero mencionaré algunas de las más comunes. 

Tormentas silenciosas: donde cada participante de forma individual anota sus ideas al respecto. De aquí, se pueden generar más ideas una vez se presenten en grupo.

Tormentas en grupo usando herramientas como 5 Whys, S.W.O.T. análisis, Causa y Efecto (Espina de pescado), PICK matriz, etc. Para concluir, la conducción y éxito de las tormentas de ideas requieren de mucha planificación y preparación. Sin embargo, cubriendo los elementos necesarios (como los indicados en este post) lograrás el objetivo deseado.