En un ambiente de negocios u oficina es muy común redactar comunicaciones escritas. Sin embargo, para transmitir el mensaje de una forma adecuada y efectiva considere las siguientes recomendaciones.
1. Identifique el propósito y la audiencia a quién va dirigida el texto o comunicación.
Considere al lector o al grupo de personas a quienes va dirigida la comunicación, así como el propósito de la misma. Dedique un tiempo para planear el inicio, cuerpo y cierre del mensaje. Evite hacer suposiciones sobre el conocimiento de la audiencia y la información relevante necesaria.
Si necesita alguna acción por parte del lector o los lectores, indíquelo claramente en el texto; describa lo que espera de la audiencia, y proporcione detalles de cómo realizarlo. Asimismo, aclare cualquier expectativa o acción del autor del comunicado.
2. Considere la extensión de la comunicación.
Evite textos largos incluyendo oraciones complejas que compliquen la compresión del texto por parte de quien la recibe. Recuerde que, para mantener la atención del lector o los lectores, el texto debe ajustarse a los hechos y debe ser conciso y claro.
Si la comunicación es muy larga e inadecuada probablemente perderá el interés del lector y no logrará el cometido de la comunicación. Si se requiere de alguna acción o respuesta, aclárelo e inclusive si aplica, indique el tiempo de respuesta esperado.
3. Evite la ambigüedad o frases elaboradas y complejas.
Evite la ambigüedad y tanto como pueda, exprese las ideas de una forma concisa. Construya ideas sencillas y evita frases elaboradas y complejas.
Use una terminología común para que sea entendida por la audiencia. Evite las abreviaciones y el tecnicismo; no dé por asentado que el receptor o receptores están familiarizados con la jerga y el vocabulario técnico.
4. Utilice un tono profesional.
Manténgase profesional en todo momento. Evite la familiaridad o el tono jocoso o sarcástico en las comunicaciones escritas. Comunique las ideas usando el lenguaje de negocios o corporativo adecuado para la situación en que se encuentra.
5. Revise la comunicación.
Aunque parezca sobre entendido esta acción, cerciórese de que el texto o comunicación sea coherente y lógico. Dependiendo de la importancia o complejidad del asunto considere pedir a un colega o persona de confianza que proceda a revisar el texto. No ofrezca explicaciones del contenido a la persona que lo revisará y verifique con la persona lo que entendió del mismo. Esto con la intención de confirmar o proceder a ajustar el mismo para que el mensaje sea claro para todos aquellos que lo recibirán y quienes no contarán con una explicación oral.