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RACI o matriz de responsabilidades

RACI es una herramienta que se usa para identificar aquellos grupos o entidades en una empresa u organización con el objeto de determinar y asignar las responsabilidades en un determinado proyecto.

Esta herramienta es ampliamente usada con la intención de discutir, acordar y comunicar la asignación de las responsabilidades y competencias acordadas por las partes involucradas para evitar ambigüedades o confusiones al momento de trabajar en el proyecto.

Algunas de las ventajas del uso de esta herramienta son:

• Es muy fácil de desarrollar. No necesita de ningún adiestramiento extensivo o software específico. Una tabla en Excel o Word sería suficiente para documentar la matriz RACI.

• De una forma sencilla y visual muestra las responsabilidades y expectativas en un proyecto a ejecutar.

• Sirve como referencia para el grupo de trabajo y las personas involucradas en ese proyecto.

Que significa RACI

Aquí un desglose de cada letra que compone la palabra RACI:

R se refiere a quién es RESPONSABLE de la tarea o acción a ejecutar.
A se refiere a quién debe AUTORIZAR el proceso o acción y es por lo tanto responsable de todo el proceso o programa.
C se refiere a quienes se debe CONSULTAR con la intención de entender el proyecto desde varios puntos de vista.
I se refiere a quienes deben estar INFORMADOS acerca del proyecto.

Pasos en la elaboración de RACI

1) Establezca los pasos o actividades que componen el proceso o programa a ejecutar.

2) Prepare una lista de los cargos o grupos de trabajo que deben ser tomados en cuenta en la elaboración de la matriz. En este paso no se trata de asignar responsabilidades, solamente de identificar quienes deben ser considerados en la matriz.

3) Es importante indicar que en la elaboración de la matriz no se debe identificar los nombres de las personas. En su lugar identifique los cargos de trabajo que deben ser involucrados en el proyecto.

4) Lo recomendable (para el momento de la asignación de responsabilidades) es discutirlo y acordarlo con las personas claves que acordarán quienes son responsables o quienes deben ser tomados como parte de la matriz RACI.

5) No necesariamente cada tarea o paso a ejecutar debe contar o indicar quien es Responsable, quién Autoriza, a quién se debe Consultar y a quién se debe Informar. Habrá oportunidades que un paso o tarea será ejecutada por una sola persona. Como también puede darse el caso que un grupo o cargo de trabajo se le asigne más de una responsabilidad o acción.

6) Evite asignar las acciones de RESPONSABLE a más de una persona en un determinado paso o tarea. Esto con la intención de evitar confusión acerca de quién es el Responsable de ejecutar la tarea.

7) Lo mismo puede aplicarse a quién AUTORIZA. Sin embargo, esto dependerá de cada situación a estudiar.

8) Una vez que se haya discutido (con las personas que formarán parte de la matriz) y aprobado por las personas indicadas (puede ser el Sponsor y/o Gerente de Proyecto) proceda a comunicar la matriz a los grupos y personas relevantes.

Para finalizar observe que la intención de la matriz es ofrecer claridad y entendimiento de los diferentes papeles en el Proyecto.

Aquí una ilustración de lo descrito: