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6 consideraciones en la comunicación escrita

En un ambiente de negocios u oficina es muy común redactar comunicaciones escritas. Sin embargo, para transmitir el mensaje de una forma adecuada y efectiva considere las siguientes recomendaciones.

1. Use las reglas de puntuación y gramática:

Es importante revisar el texto y prestar mucha atención a las reglas de puntuación y gramática. Haga uso de las herramientas que ofrecen los procesadores de palabras para corregir los errores más comunes o fáciles de detectar. Un signo de puntuación omitida o una palabra mal escrita puede cambiar totalmente el sentido de la oración, de allí la importancia de tener cuidado con las reglas gramaticales y de puntuación. Además de que una comunicación plagada de errores dificulta la comprensión del texto y provoca una impresión desfavorable hacia el autor o autora del escrito.

2. Identifique el propósito y la audiencia a quién va dirigida el texto o comunicación:

Tome en cuenta el lector o el grupo de personas a quién va dirigida la comunicación y el propósito de la misma. Dedique un tiempo para planear el inicio, cuerpo y final de la comunicación. No haga suposiciones en cuanto a lo que la audiencia conoce del asunto y ofrezca información relevante. En caso de requerir alguna acción por parte del o los lectores, indíquelo en el texto y describa lo que se espera de la audiencia y ofrezca detalles de cómo realizarlo. De igual forma aclare alguna expectativa o acción de su parte.

3. Considere la extensión de la comunicación:

Evite textos largos incluyendo oraciones complejas que compliquen la compresión del texto por parte de quien la recibe. Recuerde que para mantener la atención del lector o los lectores, el texto debe ajustarse a los hechos y debe ser conciso y claro. Si la comunicación es muy larga e inadecuada probablemente perderá el interés del lector y no logrará el cometido de la comunicación. Si se requiere de alguna acción o respuesta, aclárelo e inclusive si aplica, indique el tiempo de respuesta esperado.

4. Evite la ambigüedad o frases elaboradas y complejas:

Evite la ambigüedad y tanto como pueda exprese las ideas de una forma concisa. Construya ideas sencillas y evita frases elaboradas y complejas. Use una terminología común para que sea entendida por la audiencia. Evite las abreviaciones y el tecnicismo; no dé por asentado que el receptor o receptores están familiarizados con la jerga y el vocabulario técnico.

5. Utilice un tono profesional:

Manténgase profesional en todo momento. Evite la familiaridad o el tono jocoso o sarcástico en las comunicaciones escritas. Comunique las ideas usando el lenguaje de negocios o corporativo adecuado para la situación en que se encuentra.

6. Revise la comunicación:

Aunque parezca sobre entendido esta acción, cerciórese de que el texto o comunicación sea coherente y lógico. Dependiendo de la importancia o complejidad del asunto considere pedir a un colega o persona de confianza que proceda a revisar el texto. No ofrezca explicaciones del contenido a la persona que lo revisará y verifique con la persona lo que entendió del mismo. Esto con la intención de confirmar o proceder a ajustar el mismo para que el mensaje sea claro para todos aquellos que lo recibirán y quienes no contarán con una explicación oral.