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Cinco consideraciones para conducir tormentas de ideas por email

Como se ha discutido anteriormente la tormenta de ideas tiene como propósito generar (tanto como se pueda) una cantidad voluminosa de ideas acerca del problema a estudiar. Lo ideal y común es que este ejercicio ocurra contando con la asistencia de las personas adecuadas en un lugar y fecha determinado. Pero, ¿qué alternativas se pueden usar si esto no es posible por razones geográficas, de tiempo o dinero? Para solventar este inconveniente, aquí presentamos una modalidad práctica y válida que pudiera resolver o mitigar esta posibilidad.

Haciendo uso del concepto de cadenas a través de emails se puede (siguiendo una estructura y plan) convocar, propiciar y generar una tormenta de ideas.

Si este es la opción que necesita tomar, aquí exponemos las consideraciones al momento de hace uso de ella:

1) Seleccione a las personas indicadas: determine quiénes son las personas que deben participar en esta cadena. Las personas escogidas deben cumplir con uno o varios de estos criterios: a) conocen el problema o tema a estudiar; b) están involucrados directa o indirectamente en las consecuencias o impactos del problema; c) pueden influir en grupos de trabajo o en la gerencia con el fin de llegar a la solución del problema; d) conocen el proceso que está relacionado con el problema.

2) Establezca un objetivo claro y preciso: Al igual que en una tormenta de ideas presencial, este principio es igualmente válido con este método. Debe proporcionar a la audiencia, el objetivo de la cadena. Debe ser muy específico para que la generación de ideas esté centrada y a tono con el objetivo.

3) Proporcione instrucciones claras y tiempo estipulado: Tan importante como definir el objetivo es comunicar efectivamente las reglas de esta modalidad. Establezca el tiempo estipulado que deben cumplir los participantes para responder a la cadena. Indique claramente quién será el receptor de las respuestas emitidas por los participantes.

4) Modere la cadena: Nuevamente se aclara de que el hecho de que la tormenta de ideas se esté llevando de esta forma escrita no quiere decir que el papel del moderador no tiene cabida o no aplica. Por lo contrario, el monitoreo y la conducción de esta cadena se hacen imprescindible para lograr los objetivos de la misma y para asegurarse que los participantes están enfocados en el tema. Así como proceda a responder alguna pregunta que surja por parte de los participantes o esté atento ante un eventual mal entendido.

5) Comunique los pasos a seguir: Una vez se haya concluido con la recolección de la información solicitada, comunique los resultados de la misma e indique los pasos a seguir con la información recabada.