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Diseño a prueba de errores o Poka-Yoke

El diseño a prueba de errores consiste en eliminar, mitigar o reducir las consecuencias negativas o de alto riesgo cuando ocurren los defectos. En la terminología Lean esto se conoce también como Poka-Yoke (por su denominación en japonés).

En este artículo, nos referiremos a los conceptos básicos para diseñar estos mecanismos.

Defectos y errores

El primer paso para comenzar a desarrollar y diseñar procesos a prueba de errores es identificar y evaluar los defectos y errores en un proceso a estudiar.

DEFECTOS: Son los resultados que ocurren como consecuencia de un error.

ERRORES: las causas que originan los defectos.

Como se puede apreciar existe una relación intrínseca entre estos términos. Si deseamos prevenir los errores, entonces tenemos que ‘atacar’ las causas que lo originan y las consecuencias de los mismos. Es muy probable que no podamos evitar los errores al 100% pero si podemos en muchos casos PREVENIRLOS y en otros MINIMZARLOS.

Por lo tanto, y en base a las ocurrencias, existen dos tipos de prueba de errores y éstos se conocen como:

PREVENCION:
Aquel mecanismo de prueba de error que procura prevenir los defectos.

DETECCION:
Aquél que envía una señal de advertencia una vez que el defecto ha ocurrido.

Los errores más comunes son:
1) Omisiones en el proceso
2) Errores de procesamiento
3) Errores al momento de realizar el set up del equipo
4) Partes faltantes
5) Pieza equivocada
6) Errores de operación
7) Errores en la información
8) Errores en el mantenimiento del equipo
9) Errores al momento de pasar la operación o información

Algunos ejemplos de prueba de errores que podemos observar en las actividades diarias son:

• Auto-corrección en los programas de procesamiento de palabras para indicarnos el error y/o sugerir la letra o acento adecuado.
• Las barras de código para evitar errores humanos al momento de introducir información.
• Mensajes de diálogo en los programas antes de eliminar información con el objeto de asegurarnos que estamos ejecutando la operación adecuada.
• Apagado automático en equipos que representan peligro si han estado encendido por mucho tiempo.

Al momento de desarrollar mecanismos para prevenir errores en el proceso le recomendamos lo siguiente:

• Debe ser sencillo y fácil de implementar.
• Debe ser económico.
• Debe enfocarse en el proceso para conocer las causas potenciales que pueden originar el defecto.
• Debe contar con las personas adecuadas al momento de desarrollar el mecanismo de prevención.
• Debe ofrecer mecanismos de retroalimentación en el momento adecuado.

Pasos para desarrollar mecanismos de prevención:

1. Defina, enfocado en el proceso, donde se pueden originar los defectos.
2. Defina el o los defectos que se pueden producir y cómo se pueden producir.
3. Use herramientas como Mapa de Procesos, FMEA, tormentas de ideas para determinar donde pueden ocurrir los defectos dentro del proceso.
4. Determine las condiciones del proceso que pueden originar los defectos.
5. Identifique las oportunidades para implementar los mecanismos de prevención.

Beneficios:

Algunos de los beneficios que se pueden obtener al momento de desarrollar e implementar los mecanismos de prevención son:

• Ahorros en la reducción de defectos.
• Incremento de la satisfacción por parte del cliente.
• Aumento de la capacidad de producción.
• Disminución de las inspecciones del producto o servicio.
• Disminución del estrés en los empleados como producto de quejas de los clientes.
• Incremento de la moral del staff.