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Diagrama de flujo de actividades

El diagrama de flujo de actividades nos permite documentar, observar y analizar las actividades en detalle dentro de un proceso escogido. Lo valioso, al momento de usar esta herramienta, es identificar las actividades que otorgan valor agregado a los ojos del cliente.

Pasos para llevar a cabo el diagrama de flujo de actividades

1. Identifique el proceso que se desea estudiar.

2. Observe el proceso desde donde se realice el producto o servicio.

3. En base a las observaciones realizadas, identifique y documente las actividades.

4. Cuando este observando el proceso, anote los tipos de actividades en términos de:

a. Movimiento o traslado del material o del operador. Esto puede ser física o electrónicamente.
b. Tiempo de espera o retraso para procesar el material o elemento.
c. Inspección o revisión del producto.
d. Elaboración de documentos.
e. Errores en la realización o ejecución de la actividad.
f. Inventario del material o de las actividades por ejecutar.
g. Tarea que cambia o modifica el material para cumplir con las expectativas del cliente.

5. Tome el tiempo para realizar las actividades del proceso.

Luego de concluir con las observaciones in situ (donde ocurren las operaciones) entonces se debe proceder a la documentación y el análisis de dichas actividades.

Aquí un ejemplo:

Como se nota, esta tabla con dichos encabezados puede hacerse en Excel o Word. No se requiere de ningún software adicional o especializado.

Análisis de Flujo de Actividades

Para comenzar, luego de haber concluido con las observaciones:
1. Elabore una tabla que contenga los siguientes encabezados: a) descripción; b) iconos (o descripciones breves) que identifiquen el tipo de actividad; c) tiempo estimado (total); d) tiempo estimado de valor agregado, e) tiempo estimado de valor no agregado.
2. Una vez que tenga la tabulación lista, proceda a documentar las actividades observadas.
3. De acuerdo a las observaciones considere y clasifique el tipo de actividad de acuerdo a la descripción de los íconos propuestos.
4. Al final del ejercicio, debe tener tres elementos muy importantes para determinar el porcentaje de actividades identificadas como valor agregado y aquellas que no se consideren como tal.

Al final debe obtener por CADA ACTIVIDAD documentada en la tabla:
Tiempo estimado
Tiempo estimado para las actividades de VALOR AGREGADO
Tiempo estimado para las actividades de VALOR NO AGREGADO

En conclusión

TOTAL tiempo estimado = tiempo estimado de VALOR AGREGADO + Tiempo estimado de VALOR NO AGREGADO.

Conociendo esto, puede inferirse el porcentaje de las actividades de VALOR AGREGADO y el porcentaje de las de VALOR NO AGREGADO para el proceso a estudiar.

Beneficios de realizar este ejercicio

• Permite documentar, entender y visualizar Valor Agregado y Desperdicio entre todos los relacionados e interesados en este proceso.
• Sirve de análisis para entender cómo se está comportando el proceso antes de desarrollar e implementar alguna solución.
• Cuantifica el porcentaje de actividades que satisfacen las necesidades del cliente y agregan valor agregado.
• Sirve de plataforma para identificar las oportunidades para mejorar.
• Es una herramienta muy fácil de usar e implementar para beneficio del proceso y del cliente.
• De una forma bastante práctica puede exponerse el desperdicio en las operaciones que se realizan.