Espacio dedicado a temas de Liderazgo, Mejoramiento Continuo y todo lo relacionado con ‘soft-skills’

Acta Constitutiva de Proyecto

Una de las herramientas claves, al comienzo de todo proyecto de trabajo, es lo que se conoce como ‘Acta Constitutiva de Proyecto’. Aquí en este artículo, ofreceré los conceptos básicos, la importancia del mismo y los elementos claves que debe contener dicha acta.

Esta herramienta, ampliamente usada en las disciplinas de Gerencia de Proyecto y Mejoramiento Continuo, es un documento que formaliza los elementos básicos en el desarrollo y ejecución de un proyecto de trabajo.

Esta Acta Constitutiva debe servir como base de trabajo y autorización para todos aquellos involucrados en el desarrollo del proyecto. Este documento (dependiendo de la complejidad del proyecto) debe ser elaborado, revisado y acordado por aquellas personas o grupos de trabajo que tienen un gran interés en el resultado del proyecto, aquellos que tienen la potestad de otorgar recursos y los que toman decisiones que permitirán al proyecto seguir su curso normal.

La persona que tiene la responsabilidad de compilar toda la información a ser documentada en el Acta Constitutiva es el Líder o Gerente del Proyecto. Esta persona debe contar con el apoyo y la guía del Sponsor y de aquellas personas que deben ser consultadas o deben proveer información para lograr los datos necesarios y relevantes en dicho documento.

Los objetivos para elaborar el Acta Constitutiva son:

• Demostrar porque es importante iniciar el Proyecto. Puede ser una necesidad u oportunidad que se está presentando.
• Compilar toda la información necesaria para presentar con hechos y datos los beneficios al término del proyecto, los posibles riesgos y cómo pueden ser mitigados, el alcance del proyecto (para entender la complejidad) y quienes deben estar informados, involucrados o afectados).
• Proveer una documentación que sirva de referencia y guía para los grupos de trabajo y los responsables de asignar recursos y velar por la consecución de las metas.
• Mantener enfocados a todos los involucrados.
• Establecer un término o período de tiempo.

Antes de comenzar todo proyecto, esta herramienta debe ser revisada y autorizada para dar paso al inicio de la ejecución del proyecto.

En los inicios del proyecto (y en algunos casos), este documento mostrará un nivel muy alto de información. Sin embargo y durante el ciclo del proyecto, esos datos o información que se presentó para entender la magnitud del proyecto y lograr la autorización debida, serán ampliados cubriendo el nivel de detalle que se requiera.

Aqui algunos ejemplos de lo que puede contener el Acta Constitutiva