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Actividades a cumplir antes de iniciar proyectos de trabajo

Independientemente de la metodología a aplicar, es imprescindible en todo proyecto que requiera de recursos financieros, humanos y/o maquinarias o equipos de:

• Realizar estudios con la finalidad de entender las razones y necesidades de iniciar dicho proyecto
• Estar seguro del compromiso y de los costos y beneficios asociados al mismo

A continuación se describen aquellas actividades preliminares que se dan mucho antes de iniciar cualquier proyecto de mediana envergadura.

1. Debe estar plenamente justificado y con argumentos válidos para iniciar el proyecto

Aún antes de empezar a hablar de aspectos técnicos, financieros y humanos se debe tener claro las razones por las cuales se debe realizar el proyecto.

Dichas razones pueden ser muy variadas y algunas de ellas pueden ser:

• Cumplir con disposiciones legales, ambientales o de otra índole establecidos por las autoridades competentes
• Realizar actualizaciones a sistemas o tecnología
• Desarrollar un nuevo producto o servicio
• Ejecutar mejoras en un producto o servicio
• Resolver un problema complejo

Como todo proyecto que necesite de recursos y tiempo para ejecutarlo, se requiere (y aquí dependiendo de la complejidad del proyecto) la justificación de porque es importante realizarlo para obtener la aprobación del mismo.

Un mínimo de requerimientos puede ser:

• Estudio financiero acerca de los potenciales costos y el retorno de la inversión
• Beneficios de la ejecución del proyecto
• Análisis de potenciales riesgos y oportunidades

2. Debe contar con la aprobación y el apoyo de las personas o entidades relevantes

Una vez que se haya realizado el estudio preliminar del potencial proyecto, en la generalidad de los casos (y esto dependerá de las políticas y estructura de cada organización) se deberá presentar dicha consideración al comité o panel establecido para dichos efectos.

Algunas de las consideraciones para el momento de la aprobación pueden estar sometidas a:

• Evaluación de la idea con el resto de potenciales proyectos. Esto con la intención de descartar la posibilidad de que exista otro proyecto muy relacionado con la idea presentada
• La prioridad que se puede otorgar a esta idea, la cual estará fundamentada por el estudio presentado y por otras razones relacionadas con la estrategia o la gerencia de la organización

Si la idea fue aprobada en principio, se requerirá entonces nominar a aquellos individuos que cumplirán un papel muy importante para continuar con la fase de preparación.

Estas nominaciones, en las etapas iniciales, se refieren a:

Sponsor: quién será aquella persona que ofrecerá la guía y la visión necesaria para lograr el resultado esperado. Por regla general es la persona quién presentará cuentas y será responsable de los resultados del proyecto ante el Ejecutivo o Comité que aprobó el proyecto

Gerente de Proyecto: quién será el artífice y conductor del equipo de trabajo para lograr el objetivo del proyecto.

Una vez cumplida con estas actividades preliminares y las cuales están más relacionadas con la estrategia y los canales de aprobación de la organización, se comenzarán las siguientes fases que de forma general incluyen la escogencia del equipo de trabajo, detalles acerca de los objetivos, alcances, planificación, recursos necesarios y otros elementos más.