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Cuatro aspectos que debe cumplir el moderador

El moderador es aquella persona que conduce efectivas conversaciones grupales en reuniones o talleres de trabajo. Esto con el propósito de que los equipos de trabajo rápidamente puedan tomar las decisiones o cumplir con los objetivos de las reuniones y permanecer enfocados en los resultados esperados al término de la reunión o taller de trabajo.

Beneficios de contar con un moderador

• Permite a los participantes ocuparse de los resultados esperados al término de la reunión. Estos pueden ser diversos, bien sea tomar decisiones, resolver un problema o simplemente intercambiar ideas o información
• Cuenta con una persona que es imparcial en torno a la discusión y es experta en el manejo y conducción de equipos en las reuniones de trabajo

La conducción de la reunión de trabajo

Se identifican cuatro aspectos claves que debe cumplir el moderador

1. Preparación
 Entienda el propósito de la reunión o taller de trabajo
 Identifique las herramientas que necesitará durante el taller de trabajo: marcadores, post notes, rotafolio, etc
 Logística; cerciórese de que el lugar donde se realizará el taller de trabajo cuenta con el equipo o herramientas que pueda necesitar
 Discuta y acuerde con el líder del grupo o proyecto cuáles son las expectativas que se esperan de su rol como moderador

2. Al comienzo de la reunión
 Explique a todos los participantes el objetivo y propósito de la reunión de trabajo
 Discuta brevemente los puntos de la agenda
 Establezca las reglas de la reunión, las expectativas de los participantes y los roles que se requieran. Por ejemplo, identifique quién se encargará de hacer las anotaciones en el pizarrón o rotafolio, quién llevará el tiempo asignado a los puntos a tratar y algún otro role que haya sido identificado por el moderador
 Explique su papel como moderador

3. Durante la reunión
 Ayude a mantener al grupo de trabajo enfocado en el objetivo a discutir. Haga uso de su experiencia para determinar cuándo debe intervenir o interrumpir la discusión si ésta se desvía del propósito
 Las intervenciones (por parte del moderador) pueden ocurrir si observa: participantes que dominan la discusión o largas discusiones que no aportarán nada valioso a lo que se está discutiendo
 Fomente una discusión saludable donde todos los participantes puedan aportar sus ideas o puntos de vista
 Mantenga su imparcialidad en cuanto a las discusiones. Un buen moderador no participa en la discusión, ni forma parte de la toma de decisiones
 Guíe al equipo para que efectivamente identifiquen, documenten y asignen acciones a realizar como parte de la discusión

4. Cerrando la reunión
 Agradezca al equipo por la participación
 Resuma los puntos principales que se discutieron, las acciones que se ejecutarán como producto de la reunión así como la confirmación de las tareas asignadas y cuando serán finalizadas
 Resuma los pasos a seguir luego de la reunión