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5 recomendaciones para manejar equipos a distancia

Manejar equipos de trabajo a distancia es muy frecuente y común en muchas organizaciones hoy en día. Aquí en este post compartiré algunas recomendaciones con el objetivo de mantener el contacto y la comunicación efectiva en equipos de trabajo que se manejan a distancia.

1. Organice ocasionalmente reuniones o eventos con presencia física del equipo de trabajo
Realice reuniones programadas en localidades geográficas convenientes  para todos  con la intención de interactuar, compartir experiencias, discutir,  revisar estrategias y otros temas relevantes al grupo. La frecuencia de dichas reuniones dependerá de muchos factores; sin embargo, es esencial que estas reuniones se efectúen varias veces al año.
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2. Realice video conferencias
El uso de las video conferencias es mucho más efectivo que llamadas telefónicas o emails como medio de comunicación frecuente. Las video conferencias es lo más similar que se puede tener en cuanto a contacto directo con el grupo de trabajo puesto que resultará mucho más fácil estar conectado y enganchado con la discusión. Tanto como pueda haga uso regular de la video conferencia la cual ofrece un contacto más directo incluyendo la lectura del lenguaje corporal de los asistentes.

3. Cerciórese que las actividades están ocurriendo
Aquí no se refiere al uso de micro gerencia donde constantemente se está evaluando si el personal está realizando las tareas asignadas. Observe, discuta y apoye de forma regular las actividades o metas por cumplir. En todo momento debe prevalecer la comunicación adecuada para anticipar cualquier mal entendido o simplemente para reforzar tanto como pueda el trabajo grupal el cual debe ser la suma de todos los esfuerzos hacia una meta común.

4. Celebre los progresos
El trabajar remotamente no significa que los progresos y logros deben pasarse por alto. Todo lo contrario, la celebración y reconocimiento de una meta debe ser comunicada y celebrada por todos. Esto formará parte de la sensación de logro y satisfacción que debe prevalecer cuando se hace un buen trabajo.

5. Acuerdos grupales
Establezca aquellos cánones o reglas que deben mantenerse para el buen funcionamiento de un grupo de trabajo a distancia. Esto puede incluir la estructura de las carpetas de trabajo electrónicas, la frecuencia de las reuniones o video conferencias, acuerdo en cuanto a la mejor hora y día para realizar las reuniones de trabajo,  responsabilidades a ser asignadas dentro del grupo (puede ser crear un roster en el manejo de la reuniones de trabajo como la realización de la agenda, la preparación de la minuta, etc.) y algún otro punto que deba ser discutido o revisado para lograr el adecuado funcionamiento del grupo a distancia.