Espacio dedicado a temas de Liderazgo, Mejoramiento Continuo y todo lo relacionado con ‘soft-skills’

Quienes son los stakeholders

stakeholder

Los individuos o grupos que se verán afectados directa o indirectamente en la gestión de un proyecto juegan un papel muy importante para el éxito del mismo. En inglés se conocen como ‘stakeholders’, término ampliamente usado en español.  La identificación de estos grupos así como la planeación de la estrategia  a ser usada (para involucrarlos desde las etapas iniciales) debe ser dirigida por el líder del proyecto junto con el sponsor.

Aquí en este post comentaré acerca de los puntos básicos a considerar cuando se está evaluando el tema de los stakeholders.

De donde provienen los stakeholders

Los stakeholders provienen de diferentes grupos y necesidades. Estos pueden identificarse como:

Sponsor: es probablemente una de las personas que tiene el mayor peso e influencia en el proyecto. El sponsor es aquella persona que está directamente interesada en los resultados del proyecto y quien en una gran medida apoya y promueve la necesidad de la elaboración y ejecución del proyecto.

Miembros del proyecto: forman parte del grupo de trabajo y aportan con su conocimiento y experiencia los elementos claves para el desarrollo de las actividades.

Equipos de trabajo o Unidades de la Organización: éstas pueden ser aquellas que se verán afectadas directamente por los resultados o aquellas que deben involucrarse para la consecución de los objetivos del proyecto.  Aquí debe incluirse a los Gerentes, Jefes de equipo e inclusive el personal que en algún momento lidiará con algún aspecto del proyecto.

Unidades externas de la Organización: aquí pueden referirse a los Proveedores, Contratistas o aquellas organizaciones que trabajan directa o indirectamente y que en algún momento se necesitará de su colaboración, conocimiento o compromiso para lograr los resultados deseados.

Clientes: los consumidores o usuarios del servicio o producto en el cual se está trabajando.

Importancia del papel de los stakeholders

La importancia de los stakeholders radica en los beneficios que nos pueden aportar en el desarrollo óptimo del proyecto así como las consecuencias indeseables que pueden resultar al no saber manejar correctamente los intereses para ambas partes.

Así tenemos que los beneficios al trabajar eficientemente con los stakeholders pueden ser:

  •     Otorgar recursos
  •     Proveer consejos o recomendaciones
  •     Romper barreras
  •     Interceder ante otros grupos o personas
  •     Acelerar los procesos o resultados

De igual forma los aspectos negativos que pueden darse son:

  •     Retener recursos
  •     Poca o limitada cooperación
  •     Crear barreras
  •     Retrasos y sabotaje

Estrategias para prevenir problemas

Con el objetivo de desarrollar las mejores relaciones con los stakeholders y por lo tanto obtener de ellos los beneficios que esperamos pueden emplearse las siguientes estrategias:

  •     Comunicación: es sin lugar a duda una estrategia clave para lograr el efectivo y adecuado manejo de las relaciones de trabajo. Es importantísimo establecer una comunicación con el propósito de cubrir aspectos como:

Negociación
Discusión
Información

  •     Participación: este aspecto debe ser muy bien manejado y siempre se debe contar con la participación de los stakeholders para:

Aprobar
Revisar
Realizar trabajos asignados
Ofrecer recomendaciones

  •     Visibilidad: debe existir una visibilidad del proyecto y de lo que se está haciendo. Esto puede lograrse a través de:

Carteleras
Foros
Publicaciones en Internet/Intranet
Comunicaciones internas

El buen manejo de los stakeholders puede resumirse en el apoyo y colaboración que pueden aportar para:

Definición del alcance del proyecto
Desarrollo de la solución
Ejecución de la implementación o las actividades asignadas

Como última recomendación explore y entienda cuáles son los beneficios que el proyecto dará a los stakeholders. Una vez esto sea entendido y asimilado por todas las partes involucradas será más sencillo lograr la atención y el apoyo deseado.