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Cuadrantes en el manejo del tiempo por Stephen Covey

El ritmo moderno y ocupado de hoy en día se refleja constantemente en nuestras vidas al tener largas listas de cosas por hacer tanto en el hogar, en el trabajo o en los estudios. Es por lo tanto relevante aprender a identificar lo que es importante de lo menos importante y diferenciar lo que es urgente de lo no urgente.
 
De no lograr un balance deseado  podríamos sentirnos agotados al final del día y en muchos casos frustrados por no haber alcanzado las metas que deseábamos lograr a pesar de un denodado esfuerzo.
 
¿Cómo lograr la eficiencia en el manejo del tiempo cuando hay tantas tareas que atender y cuando todo parece importante? Para intentar contestar esta pregunta abordaré este tema basándome en la matriz de manejo del tiempo desarrollado por Stephen Covey en su bestseller ‘The 7 habits of highly effective people’

Cuadrantes en el manejo del tiempo
 
Organizar y ejecutar actividades alrededor de prioridades apunta a ser una de las claves para ‘controlar’ o darle un mejor uso al tiempo. Covey ilustra ese precepto con los cuatro cuadrantes divididos por Urgente, No Urgente, Importante y No Importante.
 
“Urgente” significa (como su palabra lo indica) que no puede esperar, que debe ser atendido inmediatamente. No hay forma de eludirlo, debe actuarse enseguida. Por lo general los asuntos urgentes son asuntos ‘visibles’ que llaman nuestra atención, que están ocurriendo en ese instante. Algunos de esos asuntos urgentes no necesariamente son importantes.
 
“Importante” tiene que ver con resultados, con metas a lograr en un tiempo establecido o ideal. En algunos casos lo importante no necesariamente tiene que estar ligado con lo urgente lo que significa  que si no estamos equipados lo suficientemente para distinguir la importancia de ciertos eventos en la consecución de las metas y darle la prioridad que amerita podríamos dedicar un tiempo valioso en casos urgentes solo porque están visibles y llaman nuestra atención descuidándonos en lo importante y por lo tanto potencialmente retrasando o no cumpliendo las metas claves dentro de las fechas topes.   
 
A continuación la ilustración de los cuatro cuadrantes por Covey
‘The 7 habits of highly effective people’ por Stephen Covey
Cuadrante I – Urgente e Importante
 
Las personas que constantemente están en este cuadrante se encuentran en el modo de ‘apaga fuegos’. Toda situación es una crisis, una urgencia. No hay tiempo para reflexionar o analizar. Si no se controla o mueve a otro cuadrante este ciclo vicioso aumentará irremediablemente. En ocasiones y para tener un escape estas personas podrían ubicarse en el Cuadrante IV para lograr un respiro pero es solo una situación transitoria e inefectiva. Según Covey podrían dedicar 90% al cuadrante I y el esto del 10% al cuadrante IV.
Las personas que están atascadas en el cuadrante I presentan los siguientes resultados
I Resultados
  • Stress
  • Manejo de crisis
  • Agotamiento
  • Apaga fuegos
II
III
IV

Cuadrante III – Urgente y No Importante

Una vez más lo urgente impera en tareas menos importantes o trascendentales.  Aun cuando los que están estacionados en este cuadrante pudieran creer que están en el cuadrante I están simplemente reaccionando a actividades que no merecen la pena o que no traerán los resultados esperados por mucho que se dedique tiempo y esfuerzo.
 
Algunos de los resultados que se obtienen al estar en el cuadrante III son:
I
II
III Resultados
  • Enfoque a corto plazo
  • Manejo de crisis
  • Se siente víctima, fuera de control
  • Pobres relaciones
  • No le da importancia a las metas y planes
IV

Cuadrante IV – No Urgente y No Importante

Sin lugar dudas puede concluirse que es una pérdida de tiempo y esfuerzo dedicarse a las actividades del cuadrante IV.
Covey afirma que las personas que emplean su tiempo exclusivamente en los cuadrantes III y IV básicamente llevan unas vidas irresponsables.
I
II
III           RESULTADOS                              IV
  • Irresponsabilidad total
  • Despedidos de los trabajos
  • Dependientes de otros o de instituciones por simples o básicas instrucciones
 
 
Finalmente las personas que efectivamente tienen un buen manejo del tiempo están dedicadas al cuadrante II y alejadas del cuadrante III y IV.
 
Las personas que están en el cuadrante II lidian con los aspectos importantes pero al mismo tiempo actividades que no son urgentes. De allí lo difícil de estar plantados en ese cuadrante. Lo urgente nos obliga a ‘atacar’ porque esta visible, lo importante pero no urgente puede estar opacado o escondido a los ojos de cualquier persona si esta no está centrada en la visión, en el propósito, en la planificación, en la meta a largo plazo.
 
Los resultados a esperar en el cuadrante II son
I
II    RESULTADOS
  • Visión, perspectiva
  • Balance
  • Disciplina
  • Control
  • Pocas crisis

 

III
IV

Para lograr llegar al cuadrante II se debe aprender a:

  • Establecer la visión
  • Trabajar y dedicar tiempo a la planeación.
  • Establecer las metas a largo plazo.
  • No sentirnos atraídos por los caminos cortos
  • Decir ‘no’ a las tareas no importantes.
  • Evaluar y establecer las prioridades
Las personas que están apostadas en el cuadrante II son personas que trabajan en la prevención y se encuentran en modo proactivo todo el tiempo. Aunque pudieran tener crisis, éstas son en un número muy pequeño.