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Emails en la oficina

El email es (hoy en día) una de las herramientas de comunicación más usadas en la oficina.  
 
Sin embargo, su uso inadecuado y en ocasiones abuso del email, puede distorsionar el propósito de esta herramienta comunicacional.  
 
A continuación plantearemos algunas recomendaciones  y usos en el manejo del email en el área professional.
 
 
 
 

Transmisión del mensaje
 
Antes de comenzar a discutir el tema el uso del email traemos a colación estudios que demuestran los porcentajes que se adjudican a la forma como el mensaje es transmitido:
 
55%  lenguaje del cuerpo
38%  tono de la voz
7%    palabras
 
Tomando en cuenta estos datos, nos enfrentamos al hecho de que apenas contamos con un 7% cuando hacemos uso del email como forma de comunicarnos. Por lo tanto se hace imperativo conocer cómo podemos maximizar el uso del email y cuando es realmente efectivo o cuando conviene usar otros medios de comunicación.
 
El formato del email 
  • Título: es imprescindible el uso del título en el email. El titulo debe contener de una forma sucinta y breve de que se trata el email para captar la atención del que recibe el email y para indicar el contenido del email.
  • Contenido: la comunicación a través del email debe ser precisa y concisa. Un email no debe exceder de cuatro párrafos y debe contener el motivo del email y la intención en los primeros párrafos. Nunca escriba el email en palabras mayúsculas, en la etiqueta del email esto es visto como si la persona estuviera gritando.
  • Firma: incluya su nombre al final del email de la misma forma como cuando coloca su nombre al final de una carta.

  • Signo de importante: No abuse de este signo. Solo envíelo si considera que el email es importante y necesita llamar la atención del receptor. Si abusa de este signo entonces el receptor perderá la noción de urgencia cada vez que reciba un email de su parte con el signo de importante.
  • CC: con respecto al CC (copia al carbón) limite el envió del email a las personas que necesariamente deben recibir este email. No abuse de esta opción pensando que sería una buena idea mantener al tanto a un número de personas que realmente no necesitan conocer o estar al tanto del contenido del email o no tendrán beneficio alguno con el email.
Recomendaciones
  • Mantenga un perfil profesional en todo momento. Es muy recomendable que la estructura y contenido del email sea en todo momento redactado y elaborado en un tono profesional.  Tenga en cuenta que nunca sabe dónde puede terminar el email que esta enviado. Los emails, dependiendo del contenido y la situación, pueden ser reenviados a otras personas ubicadas en otros departamentos u organizaciones o gerentes de mayor rango.
    • Evite el uso de iconos o expresiones comúnmente usadas para expresar estados de ánimos, como por ejemplo , LOL  
    • Evite el  uso de jergas o lenguaje técnico que podría ser desconocido por la audiencia a la que intenta abordar.
  • Antes de enviar el email asegúrese de que no contiene errores ortográficos. Esto es fácilmente prevenible si hace el uso de la verificación de ortografía que contienen los correos electrónicos.
  • Si la comunicación es muy extensa haga uso de anexos. Como se mencionó anteriormente, evite el envió de emails muy largos. Si necesita enviar un email con un contenido muy extenso quizás debería intentar enviarlo como anexo y ofrecer una breve explicación de contenido del anexo en el email.
  • Para el caso de acciones concretas o conclusiones haga uso de la lista de los puntos principales (conocido como bullet point).  Enumere de  forma breve las ideas principales que quiere transmitir haciendo uso de los puntos grandes. Esto ayudará al lector a captar rápidamente la información: por ejemplo:
    • Punto ‘a’
    • Punto ‘b’   
  • Cuando se trate de información importante tome su tiempo para revisar el email antes de enviarlo. Una vez que haya redactado el email tome su tiempo para leerlo y confirmar que tiene la información necesaria.
Sin lugar a dudas el email es una de las herramientas más usadas en la oficina; sin embargo, en ningún momento debería  ser un sustituto de las interacciones personales. Como se recordara las palabras solo ocupan el 7% en la comunicación.  Antes de iniciar una interacción por email pregúntese si esa comunicación o intercambio de ideas podría ser más rápida con una llamada telefónica o la presencia física (cuando es posible). En ocasiones puede resultar difícil o complicado comunicar una idea  solo con la palabra escrita cuando no se tiene la tonalidad o en algunos casos el lenguaje del cuerpo.