Espacio dedicado a temas de Liderazgo, Mejoramiento Continuo y todo lo relacionado con ‘soft-skills’

Presentaciones efectivas

El arte de comunicar un mensaje a una audiencia haciendo uso de una presentación puede lograrse de una forma bastante sencilla y efectiva siguiendo unas reglas básicas.
 
A continuación presentamos una serie de pasos a considerar cuando tiene la tarea  de desarrollar una presentación
 
 
 
 

1. Establezca el objetivo de la presentación.             

Identifique las razones por las cuales necesita preparar una presentación:
a.    Para informar
b.    Para vender
c.    Para explicar nuevos conceptos
d.    Para describir un proceso o concepto
e.    Para persuadir
f.     Para consultar y obtener aprobación

Al mismo tiempo tenga claro que espera de la audiencia:

o   Feedback
o   Dirección
o  Aprobación
o   Consulta
o   Acción

Si la intención de la presentación es Informar desarrolle la presentación en términos de: Analizar – Comparar – Definir – Demonstrar – Describir – Explicar – Repetir – Enumerar – Identificar – Planear

Si el contenido de la presentación intenta Persuadir considere exponer acciones como: Contribuir – Cooperar – Participar – Ofrecer – Seguir

Si la intención es Entretener tome en cuenta que el contenido debe tener elementos en donde los participantes puedan: Disfrutar – Reír – Sonreír

2.    Conozca su audiencia. Para lograr ésto analice la audiencia basado en:

a.    Conocimiento o entendimiento acerca del tópico por parte de los participantes: que tanto conocen o saben del tema? Que tanto les interesa conocer?

b.    Diversidad de la audiencia: es un grupo homogéneo o heterogéneo? pertenecen a un mismo grupo o área dentro de la organización? Pertenecen a la gerencia o al grupo que toma las decisiones? Provienen de departamentos técnicos? Asistirán proveedores, consultores, etc?
  • En el caso de que la audiencia abarque personal proveniente de otras organizaciones o público en general evite el uso de la jerga propia de la organización. En su lugar use un lenguaje sencillo o común para todos los asistentes.   
  • Revise que la presentación no contenga material confidencial o información irrelevante para la audiencia.
Una lista de posibles situaciones o elementos a considerar para conocer a la audiencia se refieren a:

Número de participantes
Nivel educativo
Conocimiento del tema
Conceptos nuevos a definir o explicar
Expectativas del grupo
Grupos o personas que pueden tomar decisiones
Algún evento reciente o consideración a tomar en la presentación
Expectativas por parte del moderador o presentador
Mensaje principal

Cuáles son los tres puntos principales donde el presentador debe enfocarse o persuadir

Una vez identificado y entendido su audiencia y las intenciones de la presentación le será más fácil comenzar a hilvanarla con el mensaje apropiado y adecuado.

3.    Organice el contenido de la presentación.  Toda  presentación (al igual que una monografía o comunicación escrita) debe seguir una secuencia. Una presentación bien organizada debe contener:

Introducción:

Identifique y defina el objetivo de la presentación. 

Enumere o indique los puntos del tema a tratar. 

La intención de la introducción debe estar enfocado en:
  • Atraer la atención de la audiencia
  • Informar la intención de la presentación en términos de propósito, alcance, limitación. Las limitaciones pueden ser en referencia al tiempo de la presentación, en cuanto a complejidad del tema, etc.
  • Explicar cómo se desarrollará la presentación: haciendo uso de computador, usando videos, sesión de preguntas al final de la presentación 
  • Recordar o indicar el valor de la presentación para la audiencia

Contenido o cuerpo:

Desarrolle el tema a presentar

Si es necesario hago uso de material suplementario como estadísticas, ejemplos, video, testimonio, gráficas, etc.

Al momento de desarrollar el contenido tenga en cuenta lo siguiente:

La Regla de Tres. Esta consiste en presentar información en base a tres estadios o elementos. Se cree que las personas tienden a procesar mejor la información si ésta es elaborada en patrones de tres. Algunos consejos para hacer una presentación memorables basado en ésto, puede ser:

Presente – Pasado – Futuro
Lo que se pensó que era – Lo que es – Lo que será
Complicación – Resolución – Ejemplo
Los pro – Los contra – Las recomendaciones
Según investigaciones, la audiencia olvidará (aproximadamente) el 75% de la información en un lapso de 24 horas. Por lo tanto identifique de tres a cinco mensajes principales que le interesa sean recordados por la audiencia

  • Repita los mensaje claves a lo largo de su presentación 
  • Sea conciso
  • Utilice un lenguaje sencillo sin caer en demasiados detalles, intente ir al punto
  • Identifique los puntos relevantes para la audiencia
 
Conclusión:
  • Haga un resumen de la presentación haciendo énfasis en los puntos más importantes
  • Reitere porque esta presentación es valiosa o útil a la audiencia
  • Informe cuál o cuáles serán los próximos pasos después de la presentación
 
 
Además de estas recomendaciones hay otras consideraciones a tomar en cuenta que resultan esenciales cuando se está preparando una presentación. Algunas de ellas son:

Tiempo estimado para la presentación. Esto es extremadamente útil para planear la extensión de la presentación

El uso de material de apoyo requiere de selección de material y planeación en cuanto a presupuesto, tiempo, recursos, etc.