Espacio dedicado a temas de Liderazgo, Mejoramiento Continuo y todo lo relacionado con ‘soft-skills’

El papel del moderador o facilitador

En cualquier oportunidad que un grupo de trabajo se reune para discutir acciones a seguir o simplemente para realizar una tormenta de ideas es muy importante contar con una persona experimentada que facilite las discusiones grupales.  
 
 
Una discusión de trabajo que no esté bien dirigida y por lo tanto no produzca ningún resultado sustancioso y de valor agregado para los que asistieron a dicha reunión puede ser considerada (y con razón) una pérdida de tiempo. Esto puede traer consecuencias desfavorables que se reflejarán en los participantes de un grupo de trabajo como poca disposición y motivación para asistir a otra reunión y/o  pérdida de interés para trabajar en alguna tarea que requiera de la colaboración grupal.  
 
A continuación planteamos conceptos y recomendaciones al momento de actuar como facilitador.  

Que se entiende por ‘facilitador’:
 
El facilitador es la persona en un grupo de trabajo que conduce las discusiones con el objetivo de lograr las metas planteadas y especificas al término de una sesión de trabajo.
 
Un facilitador se enfoca en:
  • Promocionar un ambiente adecuado que conduzca a un debate saludable donde todos tienen la oportunidad de exponer y discutir sus ideas
  • Ayudar a los participantes a definir las pautas a seguir como parte de la dinámica del grupo, como por ejemplo, como se hará la toma de decisiones, cuáles serán las normas de conductas por parte de los participantes durante las reuniones de trabajo, etc.
  • Asegurarse que los participantes tengan igualdad de oportunidades en la participación y que las ideas expuestas sean respetadas
  • Mantener el grupo de trabajo enfocado en el objetivo de la reunión
  • Liderizar debates, tormentas de ideas o discusiones con el propósito de llegar a un acuerdo, solución o desarrollo de ideas dependiendo de lo que se desea lograr.
  • Controlar o apaciguar situaciones o comportamientos inadecuados por parte de alguno de los participantes que se pudiese presentar durante el desarrollo de la reunión de trabajo
  • Ayudar al grupo a llegar a un consenso o toma de decisiones
  • Promover y brindar la oportunidad de ceder el liderazgo de las reuniones a cualquier participante
  • Ayudar al grupo a comunicarse efectivamente
  • Ayudar al grupo a identificar las tareas a ejecutar, los responsables de las tareas y el plazo o término para cumplir dichas tareas
Características del facilitador
  • El facilitador debe tener claro que no formará parte de las discusiones ni proveerá opinión.  El facilitador es responsable por dirigir al grupo con el objetivo de lograr el resultado esperado
  • El facilitador no es el experto del tema, no necesariamente tiene que tener algún conocimiento extenso del tema a tratar pero si debe ser un experto en el manejo efectivo de grupos
  • El facilitador debe:
    • Mantenerse neutral
    • Hacer preguntas
    • Escuchar atentamente
    • Parafrasear
    • Iniciar  y concluir la discusión
    • Proveer feedback
Las mejores prácticas como facilitador
  • Los participantes son los ‘actores’ principales
  • Las preguntas del facilitador son directas y buscan aclarar situaciones, ahondar en las causas del problema, identificar quienes o que, explorar nuevas posibilidades, etc.
  • Los participantes son responsables de las tareas a ejecutar
  • Todos intervienen y se sienten parte del grupo de trabajo, no es una tarea exclusiva del facilitador. Los participantes no son entes pasivos
  • El ambiente de trabajo es propicio para discutir las ideas libremente y todos los participantes son parte del desarrollo de la agenda, sin distinción de niveles jerárquicos
  • El facilitador es suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades del grupo y cambiar de estrategia si es necesario
  • Las preguntas del facilitador tienden a estimular el pensamiento destinadas a promover una intervención voluntaria de los participantes
  • El facilitador logra manejar situaciones evitando que los participantes se estanquen en un punto por mucho tiempo o caigan en discusiones inútiles tratando de justificarse o defender posiciones
  • El facilitador muestra un camino claro de los objetivos y las metas a lograr como equipo de trabajo
  • El facilitador expresa las ideas de los participantes, no ofrece interpretaciones o cambia las ideas de ellos
Las peores prácticas de un facilitador
  • Forma parte de las discusiones y/o de la toma de decisiones
  • No tiene un record del tiempo permitiendo largas discusiones que no agregan ningún valor y que concluyen en discusiones que nada tienen que ver con los tópicos de la agenda
  • Se parcializa por una idea o un tema
  • Permite que los participantes adopten una posición de defensa o de culpabilidad a grupos, persona o unidades de trabajo
  • Las preguntas realizadas por el facilitador son ambiguas o difíciles de responder
  • Permite que la discusión se enfoque en aspectos negativos
  • Desestima o no toma en cuenta los intereses del grupo
  • No es capaz de crear un ambiente donde exista un sentido común de las metas a lograr y del propósito del equipo de trabajo
  • Permite comportamientos inadecuados entre los participantes
  • Permite que las normas de conductas acordadas por todo el grupo se rompan sin tomar medidas correctivas