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Conceptos básicos de la Gerencia de Proyectos

Un proyecto se puede definir como las actividades a ejecutar para obtener un producto o servicio. Los proyectos tienden a ejecutarse en un ciclo  que va desde la concepción de la idea o justificación del proyecto hasta la entrega del producto o servicio.

Las características de los proyectos son:

•    Tienen una fecha de inicio y comienzo establecida y acordada por todos los integrantes del proyecto
•    Posee objetivos claros y definidos
•    Tiene un desarrollo progresivo. El proyecto se ejecuta en etapas y la entrega de productos o servicios se realiza de acuerdo a la planeación establecida

En este post abarcaré los conceptos básicos de la Gerencia de Proyectos.

¿Qué es Gerencia de Proyectos?
PM
Es la aplicación de herramientas, conocimiento y habilidades con el objetivo de lograr el producto o servicio dentro del alcance, tiempo y costo acordado en los inicios del arranque del proyecto. El producto o servicio debe cumplir al mismo tiempo con las necesidades, las expectativas y los requerimientos de los grupos o individuos implicados directamente en el proyecto.

Existe una organización sin fines de lucro a escala mundial conocida como Project Management Institute (PMO) que sirve como referencia a las buenas prácticas y estándares para los practicantes de esta disciplina.

De acuerdo a la metodología existen cinco entidades para ejecutar el proyecto. Estos se describen brevemente como:

INICIO                     Define y autoriza el proyecto
PLANEACION        Define y refine los objetivos del proyecto así como planea las actividades a llevarse a cabo para lograr los requerimientos del producto o servicio
EJECUCION           Con la ayuda de los recursos humanos, físicos y financieros se realizan las tareas para llevar a cabo la consecución del proyecto
MONITORIA Y CONTROL    Regula y monitorea las variantes del proyecto
CONCLUSION        Formaliza la entrega del producto o servicio

Gerente de Proyectos

El Gerente de Proyecto es aquel individuo que tiene la autoridad y responsabilidad de entregar el producto o servicio cumpliendo con el alcance del proyecto, dentro  del tiempo planeado y dentro del presupuesto aprobado.

Los Gerentes de Proyectos se encargan de:

•    Planear, estimar costos y fechas a cumplir
•    Manejo de riesgos
•    Monitoreo y resistencia al cambio
•    Control de Cambio y Configuración
•    Manejo de Personal
•    Control de Calidad

Beneficios de tener un Gerente de Proyecto

•    Es la persona que reporta y mantiene una comunicación constante con el Sponsor del proyecto
•    Sirve como el punto de contacto del proyecto a todo nivel: con el Sponsor, con el grupo de trabajo, con los contratistas, los especialistas, los proveedores, etc.
•    Posee un set de habilidades que le permite (a través de herramientas y basado en la disciplina)  lograr los objetivos del proyecto teniendo en cuenta y previniendo los riesgos, alcances del proyecto inalcanzables o cualquier otra área que puede  implicar problemas indeseados al proyecto.

Medidas de éxito de los proyectos

•    Usualmente se definen cuando el proyecto ha cumplido los requerimientos en base a:

Tiempo
Presupuesto
Alcance

La importancia de los proyectos

En una organización los proyectos resultan un canal para implementar la estrategia.

La aplicación de esta metodología se emplea en proyectos como la construcción de una casa, un puente, un hospital, en la planeación de grandes eventos o conferencias, en la implementación de soluciones técnicas muy complejas y costosas.

Con la debida aplicación de la metodología y los recursos necesarios como el adecuado Gerente de Proyecto, el equipo de trabajo idóneo y los recursos físicos para el proyecto se puede asegurar el resultado deseado.